Privacy statement

Kennis, kunde en vertrouwen zijn cruciale pijlers van de dienstverlening van PNO Consultants B.V. en de overige in de PNO-groep verbonden groepsmaatschappijen, die hoofdzakelijk handelen onder de namen Acker, Aristos, ARTTIC, ARTTIC Innovation, PNO Consultants, PNO Chemistry, CiaoTech, EGEN, ESACON, ffiqs, GFinance, InnovationEngineering, InventiveNL, InnovationPlace, NEHEM, ttopstart and WheesBee. Wij hechten eraan u duidelijkheid te geven over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. In dit Privacy Statement informeren wij u hierover.

Rijswijk, 1 Maart 2021

1. Contactgegevens

PNO Consultants B.V. (PNO) is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan de Laan van Zuid Hoorn 15, 2289 DC in Rijswijk. Telefonisch kunt u ons bereiken op +31 (0) 88-838 13 81, per e-mail via gdpr[at]pno[dot]group.

2. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie PNO persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij PNO. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie over personen bevatten waarmee die personen identificeerbaar zijn.

Dit Privacy Statement is van toepassing op:

cliënten van PNO,
potentiële cliënten met wie PNO contact heeft gelegd of wil leggen,
bezoekers van de website van PNO,
ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van PNO, en
alle andere personen die contact opnemen met PNO of van wie PNO persoonsgegevens verwerkt.

Voor werknemers, uitzendkrachten, inleenkrachten, student-stagiaires, en sollicitanten geldt dit Privacy Statement niet.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

PNO respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens.

Onder verwerking van persoonsgegevens verstaan wij: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van uw persoonsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan onze website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen, zoals zakelijke social media platforms en visitekaartjes.

Persoonsgegevens / contactgegevens door u verstrekt zoals:

die nodig zijn ter behandeling van uw opdracht door een consultant,
ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren, en
verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. b.v. gegevens vermeld op visitekaartjes.

Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën:

IP-nummer,
uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd, en
of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt.

Zie onze cookie-policy

Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen zoals:

beschikbaar op openbare zakelijke social media platforms zoals LinkedIn,
verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, en
beschikbaar op openbare zakelijke websites.

Onze website kan hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Evenmin is PNO verantwoordelijk voor het privacy beleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.

4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:

Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van innovatie- en financiering consultancy diensten door onze consultants. Indien u een opdracht in behandeling geeft aan een consultant, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de opdracht, afhankelijk van de aard van de opdracht. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.
Het nakomen van juridische en wettelijke verplichtingen.
Het innen van vergoedingen.
Werving en selectie (sollicitatie).
Het onderhouden van contact met u. Uw contactgegevens worden bijgehouden in EU relatie beheer systemen en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.
Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties. Wij vinden het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en overigens ook geen vertrouwelijke gegevens. Indien wij van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. Indien u later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.

De volgende gegevens analyseren wij:

Interactiegegevens. Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen PNO en u. Bijvoorbeeld over uw gebruik van onze website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak en wanneer er contact is tussen PNO en u.
Gedragsgegevens. Persoonsgegevens die PNO verwerkt over uw gedrag, zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit uw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde, inkomende telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met uw toestemming, die u altijd weer kunt intrekken. Zie onze cookie policy.
Het uitvoeren en analyseren van onderzoeken naar cliënt tevredenheid. Soms vragen wij cliënten mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.
Het verbeteren en beveiligen van onze websites. Zoals www.pnoconsultants.com.
Het maken van gebruikersstatistieken. De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.
Toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging. Indien u ons kantoor bezoekt, noteren wij bij aankomst uw naam. Ook kunnen aan de buitenzijde van het kantoor, bij de receptie en bij de entree van de vergaderzalen camerabeelden worden gemaakt. Wij doen dit om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden in beginsel na 10 dagen vernietigd.

5. Beveiligingsniveau

Wij beschermen de persoonsgegevens, rekening houdend met de stand van de techniek, met behulp van passende technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kunt u denken aan beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewalls, een beveiligde internetverbinding, versleuteling van gegevens en fysieke en administratieve toegangscontroles tot data en servers. De PNO IT en HR afdelingen zijn ISO 27001 gecertificeerd voor EGEN, ffiqs en Nehem processen. Klantdata verzamelingen worden naast ISO- ook GDPR-proof behandeld.

6. Bewaring persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden. Indien er wettelijke voorschriften van toepassing zijn op de bewaring dan worden de persoonsgegevens niet langer bewaard dan wettelijk voorgeschreven.

7. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

Verkregen toestemming.
Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een. overeenkomst.
Wettelijke verplichting.
In verband met een gerechtvaardigd belang.

Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden waar PNO zich op baseert zijn:

Toestemming. Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst. Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van innovatie of financiering consultancy diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
Wettelijke verplichting. Wij verstrekken uitsluitend persoonsgegevens aan toezichthouders opsporingsinstanties indien dat wettelijk verplicht is. Wij zullen in dergelijke gevallen maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te waarborgen dat uw persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermd worden.
Gerechtvaardigd belang. Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor seminars en events.

8. Verwerkers

Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

PNO kan Vertrouwelijke Informatie openbaar maken aan SaaS-oplossingen (Software as a Service) van derden, uitsluitend voor de uitvoering van onze diensten. PNO maakt gebruik van betaalde en ISO 27001 gecertificeerde diensten. De Ontvanger zorgt ervoor dat alle dienstverleners aan wie vertrouwelijke informatie wordt verstrekt, zich houden aan privacy- en vertrouwelijkheidsvereisten die niet minder streng zijn dan die welke in deze Overeenkomst zijn uiteengezet.

9. Persoonsgegevens delen met derden

Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan – afhankelijk van de omstandigheden van het geval – noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe leiden dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.

In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:

Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het sonderen of vragen om financiering aan een overheid, of het sluiten van een overeenkomst waarbij meerdere partijen zijn betrokken.
Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.
Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.

We verkopen uw persoonsgegevens nooit door aan derden en nemen geen geautomatiseerde beslissingen die aanzienlijke gevolgen voor u kunnen hebben.

10. Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.
Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van innovatie of financiering consultancy diensten.

11. Indien u vragen hebt over uw persoonsgegevens

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, kunnen wij u vragen ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs. PNO neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Neemt u voor al deze vragen contact op via +31 (0) 88-838 13 81, per e-mail via gdpr[at]pno[dot]group.

12. Klachten

Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar gdpr[at]pno[dot]group of te bellen met +31 (0) 88-838 13 81. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing binnen een termijn van vier weken na ontvangst van uw verzoek. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

13.Veranderingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We nodigen u daarom uit het Privacy Statement regelmatig te checken, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook via onze website attent maken.

Laatste ckeck door DPO: 18 maart 2024